St. Ambrose University Email Policy

Submitted To: St Ambrose University Cabinet 
Submitted Date: April 26, 2021 

1. Rationale/Purpose 

St. galaxy银河娱乐场app认识到电子通信的必要性，特别是电子邮件. 大学使用SAU的电子邮件地址与学生，教师和工作人员进行正式沟通. Thus, 阅读是账户持有人的责任, 回复并遵守任何官方的大学电子邮件. St. galaxy银河娱乐场app希望所有电子邮件用户在发送电子邮件时坚持使命和愿景，并保持一定的尊严和尊重标准. 

2. Statement of Policy 

St. galaxy银河娱乐场app鼓励员工在与工作相关的活动中适当使用电子邮件，以促进大学的使命和目标. St. galaxy银河娱乐场app鼓励学生为学术目的适当使用电子邮件，并理解这是行政部门和员工与学生沟通的正式方式. You are reminded that you may not use St. Ambrose email for commercial purposes, personal financial gain, to support a political candidate or movement, or for political fundraising. 

3. Scope 

1. Confidentiality: St. galaxy银河娱乐场app努力保持电子邮件信息的安全, but privacy is never guaranteed, 用户应理解，通过St发送的电子邮件不存在隐私预期. Ambrose email accounts. 在某些情况下，这可能是必要的. galaxy银河娱乐场app工作人员或其他大学官员访问某些电子邮件帐户. 

谷歌有权访问Gmail帐户违反其 Acceptable Use Policy.

2. Security: 
在一个电子通信无法保证绝对安全的时代, 在选择邮件内容时，你应该有良好的判断力. 良好的判断表明，电子邮件应该用于任何发件人都愿意看到进入公共记录的通信. If you need to send any Personal, 机密或非公开记录的数据, 您将使用IT门户页面上概述的安全电子邮件标准. 

3. Use:

a. It is equally important that you not use 以这样的方式发送大学电子邮件，给人一种你代表的印象, giving opinions for, 或未经校长明确许可，以其他方式代表大学发表声明. 
b. Use a non St Ambrose email 帐户链接到所有个人财务或在线帐户/任何类型的网站, 或与他人沟通有关非大学业务. 

c. 禁止使用电邮作下列用途: 

• 侵犯他人的版权、专利权或其他财产权
• 违反或鼓励违反人权、联邦或州法律的 
• 一种恶意的、非法的或欺诈性的电子邮件，旨在入侵账户
• 包含或推广任何不适当的内容, including, but not limited to, pornography, 非法毒品促销或任何帮派或非法活动
• Is excessively and inappropriately violent
• 对任何个人的公共健康或公共安全构成风险
• Using, or attempting to use, accounts of others without permission, including, but not limited to, 未经个人同意收集电子邮件地址和姓名 

d. 不允许共享帐户登录名和密码. Anyone sharing access of accounts, 将有帐户密码重置，将必须证明身份，以重新获得访问. 

4. Retention: 

a. Students that graduate from St. galaxy银河娱乐场app可能会保留他们的电子邮件地址以供将来使用. 但是，他们将从学生分发名单中删除. 
未毕业离校的学生在离校时将无法访问他们的电子邮件地址. 

b. Faculty and staff who retire from St. galaxy银河娱乐场app可以保留他们的电子邮件地址. 但是，他们将从教职员工分发名单中删除. 退休的教职员工如果希望保留他们的电子邮件地址，必须在30天内发布重新定向消息. 离校未退休的教职员工, 将不能再访问他们的电子邮件地址. 

c. 过去两年没有在大学任教的兼职教师的电子邮件帐户和其他访问将被禁用. 

d. 任何正在上课的员工，都必须发给学生电子邮件，用于学术目的. 任何学术信息发送或通过其员工帐户传输, will not constitute ability to retain access. 

e. In all cases, 在雇佣关系终止后，未经本政策规定的指定管理员的书面许可，任何人不得保留任何私人或机密的工作相关电子邮件或电子存储信息的副本 

4. Exceptions 

1. 学生:学生可以选择将他们的圣galaxy银河娱乐场app电子邮件帐户转发到另一个帐户. 这样做是在他们自己的风险，理解转发的电子邮件可能会丢失或泄露. A student's failure to read, 回复或遵守正式的大学电子邮件不能成为学生知道和遵守电子邮件内容的借口. 

2. 教职员工:不鼓励员工将任何圣galaxy银河娱乐场app的电子邮件转发到个人账户. Due to the nature of our business, all academic information, 与任何员工共享的专有商业信息或机密信息, 不转发或共享给任何外部实体. 

5. Non-Compliance 

1. 任何人发现不遵守这些或任何谷歌使用政策，将被禁用帐户.